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课5简报 | 让你的PPT会说话
课5简报 | 让你的PPT会说话
浏览次数:856   发布时间:2017-08-24     [返回列表


欢迎关注格局商学人才学院~



为什么你加班加点完成的自认为完美的PPT领导却不满意呢?如何才能做出让领导满意的PPT?如何才能将30分钟的PPT用30秒做完?……



格局商学人才学院邀请到业内知名的商务演示专家马建强老师,用3小时给大家阐述了PPT的真谛和关键技巧。


下面是本次课程部分核心内容的呈现,供各位看官欣赏。


      弄清楚什么才是PPT

有人说PPT就是一个办公软件,幻灯片;还有人说PPT就是呈现,是PowerPoint的简称,是演示和讲解。这些说法可以说都是对的,但也可以说不对,因为这不是PPT的真谛。

 

PPT的真正内涵是指,以达成汇报结果为目标的、全流程的演示讲解活动。我们每个职场人士,都需要学会合理借助工具和技术,准确表达我们的思想内容,有效达成沟通共识。


      做PPT,一定要记住的四条口诀

口诀一:最常使用在【开始】

意思是说,PPT【开始】界面的所有工具绝对是日常操作中需要常使用的工具,我们需要对每个工具的操作都了如指掌。

口诀二:从无到有走【插入】

新增加的内容,一般都可以通过【插入】选项来实现。

口诀三:编辑修改找【工具】

如果你想在现有基础上做编辑修改,可以通过【工具】选项来完成。

口诀四:实在没招点【右键】

在【开始】界面工具栏里找不到解决方案时,可以选择单击【右键】来寻找出路。


      做好PPT的五步骤

第一步:构思

什么叫PPT构思?用白话说,就是PPT从哪里入手?有的人说应该先找合适的模板,有的人说直接借鉴套用已有的PPT,还有人说先应该积累PPT素材,等等。其实这些做法都是职场中常犯的错误。PPT正确的构思应该抓住四个要素,缺一不可。


首先就是明确受众,就是知道你这个PPT是说给谁听的。


其次是清楚目标。比如你的听众是技术人员,你就要以技术过硬为目标;如果你的听众是采购,那你就要以产品质量和供应充足等为目标。


再次是主题清晰。你的主题要以受众和目标为前提。


最后是大纲规范。一个条理清晰的大纲,将对你完美的PPT做出重大贡献。

 

如何做出领导满意的PPT,你必须知道领导想要什么。当领导说你的PPT没条理时,他其实就是想知道,你PPT的重点是什么。那么,如何突出你的重点呢?我们可以通过金字塔结构来实现。塔尖是主题,用来听取汇报的领导的需求及汇报要达成的目标;塔身是最主要的论据;塔底是从不同方面支持主要论据的小论据。一个金字塔结构的合理运用,将很好地帮助我们做出思路清晰、逻辑严谨的PPT。


【课程演练操作截图1-金字塔结构】


第二步:导入

在做这一步之前有个前提需要我们保证,那就是规范操作。只有前面规范操作,比如规范录入大纲,才能确保后面【导入】操作的顺利进行。

 

  • 在规范大纲录入时,可以用一些快捷键来提高效率,比如标题降级可以用tab键,标题升级可以用【shift+tab】组合键来实现。


【课程演练操作截图2-大纲规范录入】


  •  将Word文档导入PPT中:单击【开始】按钮 ➡️  打开【新建幻灯片】界面 ➡️  选择【幻灯片(从大纲)】 ➡️  选中目标Word文档 ➡️  完成Word导入和转换。


Word格式与PPT的转换有一个对应顺口溜:一级标题框;二级文本框;正文不挪窝。


【课程演练操作截图3-Word文档导入PPT中(大纲不规范导入结果)】


【课程演练操作截图4-Word文档导入PPT中(大纲规范导入结果)】


PS:如果你希望正文也挪窝,就需要刷成标题格式了,因为正文格式无法导入PPT中。如果Word导入不成功,请另存为【rft】格式再重新导入。


第三步:模板

做完第一、第二步,就好比拍电影找好了演员,改好了剧本,就差找个拍戏的地方。模板就是PPT演出的场景,例如拍现代戏应该找写字楼,拍古装戏就应该去横店,所以不同的内容要匹配不同的模板。选择【设计】界面,再单击【主题】选项,可以看到我们的模板可以有四种来源:


一是主题模板,也就是正在演示的模板。

二是自定义模板。如果目前没有,可以选择“保存当前主题”即可实现。但需要注意,保存时只能改名称,不要改路径。


【课程演练操作截图5-自定义模板】


三是内置模板,也就是软件程序自带的设计模板。

四是外部模板。单击【浏览主题】即可将外部模板导入系统中。


【课程演练操作截图6-外部模板】


前面确定好模板以后,就进行版式应用,快速统一调整。首先选中需要套用格式的PPT,再单击【版式】按钮,在弹出的界面中选中希望套用的版式。比如首页套用【标题幻灯片】版式。


【课程演练操作截图7-首页版式套用】


如果只是统一套用版式,未免显得PPT有些单调,重点不突出,这个时候就需要针对不同页面进行修改。如果你一页页修改,也许20页还能忍,200页你该怎么办?所以,如何同时修改不同的几页PPT是有技巧的,如果你不知道这些技巧,可能本来就30秒能干完的活你却硬生生花30分钟还干不完。

 

单击【视图】界面,选择【母版】按钮,即可打开幻灯片【母版】编辑界面。在幻灯片【母版】编辑界面,第一个称为【母版】,下面的称为【子版】。


一般来说,“母版变化,子版(版式)同步变;子版可以单独变;子版改了不受母版影响”。比如母版改个字体,所有子版都会变字体,但单独改某一页子版格式后,其他子版不受影响。


【课程演练操作截图8-母版与子版】


第四步:设计

PPT设计就是将内容视觉化。内容视觉化有5种途径:一是文字,如艺术字;二是表格;三是数据;四是图片;五是动画视频。



PPT设计要把握一个“KISS”原则。千万不要误会,不要你想象的那个KISS,这里的KISS是大道至简(keep it simple and short)的意思。


如何做到大道至简,需要善用“加”、“减”、“乘”、“除”四个方法,比如根据标点符号进行分段,这是内容的除法;重复的内容或废话直接删除,这是内容的减法,等等。


1、图片使用原则


原则一:图片要紧扣主题,避免产生歧义。

原则二:图片要高清保真,建议像素大于1024*768,调整的时候不要变形。

原则三:图片要尽量用大图。

原则四:图片风格尽量保持一致。

原则五:画面要有整体性。


【课程演练操作截图9-图片版式】


2、SmartArt三原则


原则一:只有重点内容才有必要转换。

原则二:只有条目要点才适合转换。

原则三:内容要与图形匹配。


【课程演练操作截图10-SmartArt应用】


3、数据图表应用原则


原则一:结论先行,指结论写在标题上,再用图形和数据来支撑结论。

原则二:每屏只一个结论,不要再有具体数据,让图例直观易读。

原则三:删除重复干扰信息,比如标题和单位重复的等。

 

 

4、动画应用原则

动画应用时要以认知习惯为前提,比如重点强调内容时,圈圈如果画上去就选择类似的动画效果。


第五步:呈现

原则一:讲演同步,互动呈现。要善用快捷键,比如单击【shift+F5】组合键,即可进行幻灯片当前页的放映。

原则二:确认可以开始了再开始,不要慌乱。

原则三:80%的时间用来观注现场关键观众。



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END

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